Quel délai pour contester une facture fournisseur ?

Combien de temps avez-vous pour contester une facture ?

Deux délais comptent. Le délai court est fixé par les conditions générales de vente (CGV) de votre fournisseur : quelques jours ou quelques semaines après la réception de la facture. Le délai long est la prescription, en principe 5 ans entre professionnels, pour agir en justice. Un manquant à la livraison se signale encore plus tôt.

Passé le délai court, le fournisseur peut refuser d’examiner votre demande, même si l’erreur est réelle. Ce guide porte sur les factures de votre grossiste de matériel, pas sur une facture d’électricité ou de téléphone.

• Repérer d’abord l’erreur sur la facture

Où trouver le délai de votre fournisseur ?

Le délai de réclamation est écrit dans les CGV de votre grossiste, en général publiées sur son site ; votre agence peut aussi vous les remettre. Chez Rexel, il figure sous le titre « Contestation de la facture », chez Sonepar à l’article 10.8. Chez les deux, ce sont les CGV en vigueur le jour de la commande qui s’appliquent. Relisez aussi les conditions particulières signées avec votre agence, s’il y en a.

Respectez la forme demandée. Les CGV de Sonepar demandent une lettre recommandée avec accusé de réception : un mail au commercial ne la remplace pas. Si l’avoir n’est pas arrivé, envoyez ce recommandé dans les 30 jours, même si le commercial vous a répondu.

• Demander l’avoir à votre agence

Erreur de quantité : faut-il réagir dès la livraison ?

Oui : un manquant ou un colis abîmé se signale à la livraison, pas sur la facture. Chez Sonepar, la réclamation se fait par écrit dans les 24 heures, avec des réserves écrites sur le document de transport, précises, complètes et circonstanciées (article 7.10). Sans cela, les produits sont réputés conformes au bon de livraison et acceptés définitivement (articles 7.10 et 7.11).

Chez Rexel, en cas d’avarie ou de manquant, portez des réserves sur les documents de transport, puis confirmez-les au transporteur par lettre recommandée avec accusé de réception dans les 3 jours, avec copie en recommandé à Rexel. Sinon, les CGV ne prévoient aucune indemnisation. Si Rexel livre lui-même, signalez-les au livreur.

Comptez les couronnes, les boîtes et les tourets avant de signer, ou avant de quitter le comptoir. Une mention vague comme « sous réserve de déballage » risque de ne pas suffire : écrivez ce qui manque, par exemple « 1 couronne de 100 m manquante sur 4 ».

Le bon de livraison signé devient ensuite votre preuve. S’il indique 3 couronnes et que la facture en compte 4, c’est un écart à vérifier : cherchez d’abord un second bon de livraison, puis réclamez dans le délai de la facture.

• Modèle de mail pour une quantité facturée en trop

Le délai des CGV est passé : est-ce perdu ?

Pas forcément, mais c’est bien plus difficile. Le fournisseur peut s’en tenir à ses CGV et refuser une réclamation tardive, ou l’accepter : demandez quand même, pièces à l’appui.

Devant un juge, c’est la prescription qui compte : 5 ans pour les obligations nées du commerce entre commerçants, ou entre un commerçant et un non-commerçant, sauf délai spécial plus court (article L110-4 du Code de commerce). Elle vaut donc en principe aussi pour l’artisan non commerçant face à son grossiste. Son point de départ dépend du cas et se discute devant les tribunaux.

Un contrat ne peut pas ramener la prescription sous un an (article 2254 du Code civil). Mais les 8 ou 30 jours des CGV visent autre chose : la réclamation auprès du fournisseur, pas l’action en justice. Ce qu’un juge ferait d’une réclamation tardive est incertain : tenez le délai des CGV.

Une relance, même en recommandé, ne remet en principe pas le compteur des 5 ans à zéro : seuls quelques actes le font, comme une demande en justice ou la reconnaissance de votre droit par le fournisseur (articles 2240 à 2244 du Code civil). Pour un litige important, voyez un professionnel du droit.

Réclamation au fournisseur ou action en justice : quelle différence ?

La réclamation se règle par écrit avec votre commercial ou votre agence ; l’action en justice, devant un juge. Pour une erreur de prix ou de quantité sur une facture de matériel, commencez toujours par la réclamation.

Entre les deux, la médiation : un tiers, par exemple le Médiateur des entreprises, aide à trouver un accord si le fournisseur l’accepte. Une médiation acceptée par les deux parties suspend la prescription pendant sa durée (article 2238 du Code civil).

• Si l’agence refuse ou ne répond pas

En pratique : quoi faire, et quand ?

Contrôlez chaque facture à sa réception, pas en fin de mois : le délai court facture par facture. Avec un délai de 8 jours, regardez vos factures au moins une fois par semaine, par exemple le vendredi.

• Les cinq contrôles d’une facture de matériel
• Ma remise n’apparaît pas sur la facture

• À la livraison : comptez, et écrivez les manquants sur le document de transport.
• À la réception de la facture : gardez le mail qui la date, puis contrôlez chaque ligne.
• Avant la fin du délai : réclamez par écrit, dans la forme prévue par les CGV, et gardez la preuve d’envoi. Calcul pas fini ? Envoyez une réclamation courte qui cite la facture et les lignes, puis complétez.
• Ensuite : suivez la réponse jusqu’à l’avoir reçu et contrôlé, et payez à l’échéance, sans déduire l’écart d’un autre règlement.

Combien de temps garder vos factures et vos preuves ?

Selon Service Public Entreprendre, les factures fournisseurs et les bons de livraison se gardent 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, comme toutes les pièces justificatives (article L123-22 du Code de commerce). Les contrats et la correspondance commerciale se gardent 5 ans. Cette fiche ne vise pas les micro-entrepreneurs : ils ont leur propre page sur Service Public Entreprendre.

Pour une réclamation, classez ensemble la facture, le bon de livraison signé, le devis ou la confirmation de commande, l’accord de remise, vos mails, la preuve d’envoi du recommandé et l’avoir reçu. Une remise promise au téléphone se prouve mal : faites-la confirmer par mail.

Ce qu’AnalyseFacture fait pour vous

Si AnalyseFacture lit la facture et connaît déjà un prix payé comparable ou le devis convenu, il signale les lignes plus chères comme écarts à vérifier, preuve à l’appui. Déposez chaque facture dès sa réception pour garder le temps de réclamer. Il prépare le mail de réclamation dans votre messagerie : vous le relisez et l’envoyez vous-même. Chez Sonepar, reprenez-le dans votre lettre recommandée.

Limites : il ne suit pas les délais de vos CGV et n’envoie rien. Il lit les PDF contenant du texte, pas les photos, les scans ni les bons de livraison ; un PDF qu’il ne sait pas lire est signalé et ne compte pas. Formats vérifiés : Sonepar (factures, avoirs, devis), Rexel (factures, avoirs ; devis en pilote), Francofa Eurodis (devis). Un montant n’est compté comme récupéré qu’après votre confirmation de l’avoir reçu.

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Questions fréquentes