Comment vérifier que vos fournisseurs vous ont facturé les bons prix ?

Que faut-il contrôler sur une facture de matériel ?

Sur une facture de matériel, contrôlez les lignes une par une : le total varie avec les quantités et les frais, il ne montre pas si chaque prix est juste. Une remise oubliée sur une seule famille de produits, au milieu des couronnes, des boîtes et de l’appareillage, ne se voit pas dans le montant à payer.

Ce guide porte sur les factures de votre grossiste, Rexel, Sonepar ou une autre enseigne, pas sur votre facture d’électricité. Il vous faut une calculatrice et quatre pièces : la facture, le bon de livraison, le devis accepté ou la dernière facture du même article, vos conditions de remise écrites.

À quel prix comparer la facture ?

Comparez la facture au devis accepté pour cet achat s’il existe, sinon à votre dernière facture du même article. Un prix vu chez un autre grossiste ou sur internet n’est qu’une estimation : il aide à négocier la prochaine commande, mais ne se réclame pas sur cette facture.

Un devis a une date de fin, fixée sauf mention contraire par les conditions générales de vente (CGV) du grossiste. Chez Sonepar, c’est la fin du mois d’émission, et 5 jours calendaires au plus pour le câble (article 4.5). Chez Rexel, c’est 15 jours, et 5 pour le câble. Sans devis en cours, Sonepar applique le prix du jour de la commande (article 4.1). Rexel établit ses factures au tarif du jour de livraison.

Contrôle 1 : est-ce bien le même produit ?

Ne comparez deux prix que si les deux lignes désignent le même article : même référence fabricant ou même code EAN (le code-barres du produit), mêmes caractéristiques. Un câble 3G2,5 et un 3G1,5, un disjoncteur courbe C et un courbe D ne sont pas le même produit.

La référence propre à une enseigne ne suffit pas à retrouver le produit chez une autre. Deux codes EAN différents restent deux produits différents tant que le fournisseur n’a pas confirmé une équivalence. Si le fabricant a remplacé une référence, demandez l’équivalence à votre commercial avant de parler de hausse.

• Vérifier si un article a augmenté depuis votre dernier achat

Contrôle 2 : le prix est-il donné pour la même unité ?

Avant de soustraire deux prix, vérifiez l’unité et la base de prix de la ligne. La base de prix est la quantité pour laquelle le prix est donné : à la pièce, par 100, par 1 000, à la boîte, à la couronne ou au touret. Une erreur d’unité crée un faux écart.

Le câble et les petites fournitures peuvent être cotés par 100. Exemple fictif : 147,00 € HT « par 100 » font 1,47 € HT le mètre. La base de prix ne décrit pas toujours le conditionnement : une boîte de 50 chevilles peut être cotée au cent. Ramenez toujours les deux prix au mètre ou à la pièce.

• Ramener un prix au mètre, à la pièce ou au cent
• Lire prix public, remise et prix net sur la facture

Contrôle 3 : votre remise est-elle appliquée ?

Le prix net HT d’une ligne doit correspondre au prix public (le tarif avant remise) diminué de votre remise : prix public × (1 − remise). S’il est plus haut, la remise n’a peut-être pas été appliquée, ou elle a changé pour cette famille de produits. La remise acquise à la date de la vente doit figurer sur la facture (Code de commerce, article L441-9).

Si une ligne n’affiche que le prix net, comparez-le au prix net attendu d’après vos conditions. Gardez ces conditions par écrit, avec leur date : chez Sonepar, les remises « n’ont pas de caractère définitif » et peuvent évoluer à tout moment (CGV, article 4.2).

• Ma remise n’apparaît pas sur la facture

Contrôle 4 : la quantité facturée est-elle celle livrée ?

La quantité facturée doit correspondre au bon de livraison, ou au bon d’enlèvement si vous avez chargé au comptoir, et au devis. Exemple fictif : 50 boîtes d’encastrement facturées à 0,62 € HT la pièce, 40 sur le bon de livraison, soit 10 × 0,62 = 6,20 € HT à vérifier. Cherchez d’abord un second bon de livraison.

Si c’est le colis qui ne correspond pas au bon de livraison, réagissez à la livraison. Chez Sonepar, la réclamation se fait par écrit sous 24 heures, avec des réserves précises sur le document de transport (CGV, article 7.10). Si c’est la facture qui ne suit pas le bon de livraison ou le devis, c’est une réclamation sur facture, avec son propre délai (voir plus bas).

• La facture ne suit pas le devis

Contrôle 5 : des frais ou des lignes ont-ils été ajoutés ?

Une ligne ajoutée se repère au pied de facture et parmi les lignes sans référence : port, emballage, frais de gestion, éco-contribution, article non commandé. Chaque frais doit pouvoir s’expliquer par le devis, vos conditions, les CGV ou, pour l’éco-contribution, la réglementation ; sinon, demandez ce qui le justifie.

Certains frais sont prévus par les CGV : une participation forfaitaire aux frais de gestion chez Sonepar (article 5.1), une participation aux frais administratifs facturée chaque mois chez Rexel. Vérifiez qu’ils suivent le barème communiqué.

Si l’éco-contribution est dans une colonne à part, comparez les deux prix sans elle. Vérifiez enfin qu’une même facture n’est pas arrivée deux fois, par exemple en PDF puis par votre plateforme agréée de facturation électronique : même numéro, un seul paiement.

Quels pièges faussent la vérification ?

Ces pièges créent de faux écarts : la comparaison est mal posée, le fournisseur ne s’est pas trompé. Écartez-les avant d’écrire à votre agence :

• Remises en cascade : 40 % puis 10 % font 46 % de remise, pas 50 % (1 − 0,60 × 0,90 = 0,46).
• Ancien prix promotionnel ou prix chantier : ce n’est pas un repère pour un achat ordinaire.
• Remise de fin d’année ou palier de volume pas encore atteint : son absence sur la ligne n’est pas forcément un oubli.
• Livraison tardive ou en plusieurs fois : chez Rexel, la facture suit le tarif du jour de livraison ; ne comptez pas deux fois la même différence.
• Câble : le prix dépend en partie du cours du cuivre et l’offre ne vaut que quelques jours ; vérifiez la date de la cotation.

Que faire quand une ligne ne colle pas ?

Notez la ligne, le calcul et la pièce de comparaison, puis demandez par écrit une vérification à votre commercial ou à votre agence. Restez sur les faits : « le prix facturé ne correspond pas au devis du… », pas « vous vous êtes trompé ».

La correction vient du fournisseur : facture rectificative avant paiement, facture d’avoir après. Ne retenez pas l’écart sur votre prochain règlement : les CGV de Rexel et de Sonepar excluent cette compensation.

Agissez vite : le délai court dès la réception de la facture. Chez Rexel, une réclamation sur facture n’est examinée que si elle est faite par écrit sous 8 jours. Chez Sonepar, elle se fait par lettre recommandée avec accusé de réception sous 30 jours ; sinon, la facture est réputée acceptée (article 10.8). Un écart n’est récupéré qu’une fois l’avoir reçu et rapproché de la bonne facture.

• Demander l’avoir à votre agence
• Dans quel délai réagir

Et avant de commander, ou pour un chantier ?

Le contrôle du produit, de l’unité et du prix sert aussi avant l’achat, pour comparer un devis à vos prix déjà payés. Après le chantier, le matériel facturé HT, moins les avoirs reçus, donne le coût matériel HT du chantier.

• Comparer un devis à ce que vous avez déjà payé

Ce qu’AnalyseFacture fait pour vous

AnalyseFacture fait une partie de ces contrôles sur vos PDF : même produit, même unité, prix net face au dernier prix payé comparable ou au devis convenu. L’outil signale les écarts à vérifier, par exemple une remise qui n’apparaît plus, et les factures en double. Il prépare la demande d’avoir dans votre messagerie : vous la relisez et l’envoyez vous-même.

Ses limites : PDF contenant du texte seulement, pas de photo ni de scan. Formats vérifiés : Sonepar (factures, avoirs, devis), Rexel (factures, avoirs ; devis en pilote), Francofa Eurodis (devis). Il ne lit pas les bons de livraison et ne connaît ni les prix du marché, ni les conditions absentes de vos documents. Vous pouvez essayer gratuitement, sans compte ni carte bancaire.

Questions fréquentes