Comment demander un avoir à mon fournisseur de matériel ?

Comment se passe une demande d’avoir ?

Une fois l’écart repéré sur la facture, une demande d’avoir se prépare en cinq étapes, sans se fâcher avec le comptoir.

• Repérer d’abord les écarts sur la facture

• Vérifiez que l’écart repose sur un document écrit.
• Réunissez la facture et la pièce qui fait foi.
• Chiffrez l’écart en prix net HT, à unité égale.
• Écrivez au commercial, dans le délai de ses conditions de vente.
• Suivez la demande jusqu’à l’avoir reçu et contrôlé.

Le fournisseur est-il obligé de faire un avoir ?

En principe oui, quand un document écrit prouve le bon prix ou la bonne quantité : le fournisseur corrige alors sa facture. Sans ce document, demandez d’abord une vérification.

Une hausse sans prix convenu peut être un simple changement de tarif. Chez Sonepar, les prix sont révisables à tout moment. Le prix appliqué est celui en vigueur le jour de la commande (conditions générales de vente, dites CGV, art. 4.1).

Avoir ou facture rectificative : que demander ?

Demandez « un avoir ou une facture rectificative » : c’est en principe le fournisseur qui corrige sa facture, pas vous.

Selon Service Public Entreprendre, une facture émise ne se modifie plus directement. Avant paiement, le fournisseur peut la remplacer par une facture rectificative, avec un nouveau numéro et la mention « annule et remplace ». Après paiement, il émet une facture d’avoir. Une facture électronique se corrige par le même canal que la facture d’origine.

Quelles pièces joindre, et à qui écrire ?

Joignez la facture et la pièce qui fait foi. Écrivez à celui qui a fait le prix, en général votre commercial, avec l’agence en copie. Un appel au comptoir ne laisse pas de trace : confirmez par écrit.

Le délai court dès la réception de la facture. Chez Rexel, une réclamation sur facture n’est examinée que si elle est faite par écrit sous 8 jours. Chez Sonepar, elle se fait en recommandé avec accusé de réception sous 30 jours, sinon la facture est réputée acceptée (CGV, art. 10.8). Doublez alors votre mail d’un recommandé dans ce délai.

Une remise donnée de vive voix se prouve mal : faites-la confirmer par mail, avec sa date. Chez Sonepar, les remises « peuvent évoluer à tout moment » (CGV, art. 4.2) : vérifiez qu’elle valait encore le jour de la commande.

• Dans quel délai réagir

• La facture : numéro, date, ligne, référence du produit.
• Le devis accepté : numéro, version, date de validité.
• La confirmation de commande : chez Sonepar, le distributeur ne s’engage que sur les prix et quantités qu’elle indique (CGV, art. 2.5).
• L’accord de remise : conditions écrites ou mail du commercial.
• Le bon de livraison signé, pour une erreur de quantité.

Comment chiffrer le montant de l’avoir ?

Chiffrez l’écart sur le prix net HT, ligne par ligne et à unité égale, puis multipliez par la quantité facturée. Un prix « par 100 » ou à la boîte ne se compare pas directement à un prix à la pièce.

Modèle de mail 1 : prix facturé plus cher que le devis

Ce modèle sert quand le prix net facturé dépasse celui du devis accepté, pour la même référence et la même unité. Complétez les crochets, relisez, puis envoyez vous-même.

Les trois modèles de ce guide existent aussi en courrier Word à compléter, avec la liste des pièces à joindre.

Objet : Facture [numéro], écart avec le devis [numéro] Bonjour [prénom], Sur la facture [numéro] du [date], [référence] est facturée [prix] € HT [unité]. Le devis [numéro] accepté le [date] indique [prix] € HT pour la même unité. Sur [quantité], l’écart est de [montant] € HT. Je joins les deux documents. Pouvez-vous vérifier et, si l’écart est confirmé, m’adresser un avoir ou une facture rectificative ? Merci, [nom, entreprise, n° de compte client]

• Télécharger le courrier de demande d’avoir (Word, 13 Ko)

Modèle de mail 2 : remise convenue non appliquée

Ce modèle sert quand une remise convenue par écrit manque sur la ligne. Une remise de fin d’année ou un palier pas encore atteint n’y figure pas : ce n’est pas une remise oubliée.

• Vérifier d’abord la remise

Objet : Facture [numéro], remise non appliquée sur [référence] Bonjour [prénom], Sur la facture [numéro] du [date], [référence] est facturée [prix net] € HT, soit [x] % de remise sur le prix public. Nos conditions du [date], jointes, prévoient [y] %, soit [prix net attendu] € HT. Sur [quantité], l’écart est de [montant] € HT. Pouvez-vous vérifier et, si ces conditions s’appliquent bien à cette commande, m’adresser l’avoir correspondant ? Merci, [nom, entreprise, n° de compte client]

Modèle de mail 3 : quantité facturée différente du bon de livraison

Ce modèle sert quand la facture compte plus que le bon de livraison signé, et qu’aucun autre bon de livraison ne couvre la différence.

Objet : Facture [numéro], quantité différente du bon de livraison [numéro] Bonjour [prénom], La facture [numéro] du [date] compte [quantité facturée] [unité] de [référence]. Le bon de livraison [numéro], signé à réception, en indique [quantité livrée]. Je n’ai pas d’autre bon de livraison pour cette commande. L’écart est de [montant] € HT. Je joins les deux documents. Pouvez-vous vérifier et, si l’écart est confirmé, m’adresser un avoir ou une facture rectificative ? Merci, [nom, entreprise, n° de compte client]

Comment suivre la demande et relancer ?

Notez la date d’envoi, l’interlocuteur et le montant demandé. Sans réponse à la date que vous vous êtes fixée, par exemple quinze jours, relancez par écrit. Rappelez la date de la demande, la facture et le montant.

Une demande envoyée, un accord au téléphone et un avoir reçu sont trois étapes différentes. L’avoir reçu doit citer le numéro et la date de la facture d’origine (BOFiP, § 220) : contrôlez-le ligne par ligne. Tant que l’avoir n’est pas reçu et contrôlé, l’argent n’est pas récupéré.

Que faire si le fournisseur refuse ou ne répond pas ?

Demandez le motif du refus par écrit et relisez vos pièces. Un prix au tarif du jour, sans prix convenu, n’est pas une erreur de facture : gardez-le pour négocier.

Si votre demande documentée reste sans réponse, écrivez en recommandé avec accusé de réception au responsable de l’agence. Pour un différend qui dure, le Médiateur des entreprises peut organiser une médiation, gratuitement et de façon confidentielle, si le fournisseur l’accepte. Pour une suite juridique, consultez un juriste ou un avocat.

Ce qu’AnalyseFacture fait pour vous

AnalyseFacture lit vos factures, avoirs et devis en PDF contenant du texte. Il signale les écarts à vérifier face à vos prix déjà payés et à vos devis. Pour un prix plus cher que votre dernier prix payé comparable, il prépare dans votre messagerie une demande de vérification. Vous relisez, joignez vos pièces et envoyez vous-même. Un avoir n’est compté comme récupéré qu’après votre confirmation.

Limites : formats vérifiés Sonepar (factures, avoirs, devis), Rexel (factures, avoirs ; devis en pilote) et Francofa Eurodis (devis). Pas de photo ni de scan. Il ne lit pas les bons de livraison et ne connaît pas les conditions absentes de vos documents. Il n’envoie rien à votre fournisseur.

Questions fréquentes