Vérifier ses factures fournisseurs : Excel, ChatGPT ou logiciel ?

Que doit vérifier la méthode, quelle qu’elle soit ?

Excel, ChatGPT ou outil dédié : quelle que soit la méthode, elle doit comparer le prix net HT de chaque ligne à un repère, pas le total de la facture. Ce repère est le devis accepté (prix promis) ou votre dernière facture du même article (prix payé). Un prix vu chez un autre grossiste n’est qu’une estimation : il sert à négocier, pas à réclamer sur cette facture.

Les cinq contrôles d’une facture de matériel, du même produit aux frais ajoutés, sont détaillés dans notre guide principal. Cette page est publiée par AnalyseFacture, qui est lui-même un outil dédié. Elle compare trois façons de faire ces contrôles, sur les quatre points qui font la différence entre elles.

• Les cinq contrôles d’une facture de matériel

• Lire chaque ligne sans erreur : quantité, base de prix, prix public, remise, prix net.
• Reconnaître le même produit : même référence fabricant ou même code EAN (le code-barres du produit), pas la seule référence du grossiste.
• Ramener les prix à la même unité : au mètre ou à la pièce.
• Retrouver le bon repère, même trois mois plus tard : le devis ou la dernière facture du même article.

Comment vérifier ses factures fournisseurs avec Excel ?

Pour vérifier vos factures fournisseurs avec Excel, ou un autre tableur, tenez une ligne par article acheté, pas une ligne par facture. Beaucoup de modèles « suivi des factures fournisseurs » à télécharger comptent une ligne par facture, pour les échéances et les paiements : ils ne disent pas si un article a augmenté.

Deux calculs suffisent. Prix net par unité facturée = prix net HT imprimé ÷ base de prix : c’est ce prix que vous comparez d’un achat à l’autre. Contrôle de saisie = quantité × prix net HT imprimé ÷ base de prix, qui doit redonner le montant HT de la ligne.

Recopiez le prix net en entier, avec toutes ses décimales. Prix public et remise ne figurent pas sur toutes les lignes : laissez la case vide s’ils manquent. Pour comparer deux achats : onglet Données, Filtrer, choisissez la référence, puis triez par date.

Selon votre version, Excel importe aussi un tableau depuis un PDF : onglet Données, Obtenir les données, D’un fichier, À partir d’un fichier PDF. Relisez le résultat : une colonne décalée fausse tout.

• Ramener un prix au mètre ou à la pièce

Combien de temps prend le tableur, et où sont ses pièges ?

Le temps passé dépend du nombre de lignes, pas du nombre de factures. Exemple fictif : 4 factures de 15 lignes par mois font 60 lignes. À une minute par ligne, saisie et contrôle compris, cela fait une heure par mois. Chronométrez dix de vos lignes pour avoir votre vrai chiffre.

Le tableur est fiable si la saisie l’est. Il convient bien à quelques factures par mois. Ses pièges :

• Un chiffre inversé ou une virgule oubliée : le contrôle de saisie le repère.
• Un prix « par 100 » recopié comme un prix au mètre : l’article paraît cent fois plus cher.
• Un nombre collé tel quel : sur une facture Sonepar, le point sépare les centimes, et 1,250.00 veut dire mille deux cent cinquante euros. Dans un Excel en français, il est lu comme du texte ou comme un autre nombre : retapez-le 1250,00.
• Un prix arrondi : Rexel imprime des prix unitaires jusqu’à cinq décimales. Arrondi à deux, il crée un faux écart qui grossit avec la quantité.
• Un prix de devis et un prix de facture dans la même colonne : le devis est un prix promis, la facture un prix payé. Gardez-les séparés.
• Un mois sauté : il laisse un trou dans l’historique.

ChatGPT peut-il vérifier une facture fournisseur ?

ChatGPT peut vérifier une facture fournisseur à la fois : vous lui donnez le PDF et le devis, il liste les lignes, refait les calculs et peut rédiger un brouillon de message. Il ne fait pas le suivi de vos prix : il ne tient pas de lui-même l’historique de vos achats d’un mois sur l’autre. Copilot, Gemini ou Le Chat de Mistral s’utilisent de la même façon.

La CNIL rappelle que ces outils peuvent produire des « résultats inexacts qui peuvent, pourtant, paraître plausibles ». Voici leurs limites, puis une demande à copier qui impose un contrôle de chaque ligne :

• Lecture : un chiffre mal lu, le prix public pris pour le prix net, une base « par 100 » oubliée. Relisez sur le PDF chaque montant qui sert à une demande d’avoir.
• Historique : pour comparer au mois dernier, redonnez-lui l’ancienne facture ou votre tableau, ou gardez-les dans un même projet ChatGPT.
• Même produit : deux codes EAN différents restent deux produits, même avec des désignations voisines ou la même référence de grossiste.
• Vos prix : la facture part chez OpenAI avec vos prix nets, vos remises et parfois l’adresse du chantier. Collez seulement les lignes à vérifier si vous le pouvez, et réglez l’entraînement avant le premier envoi (voir les questions plus bas).
• Preuve : une réponse de ChatGPT ne prouve rien à votre agence. La preuve reste la facture, la ligne et votre calcul.

Voici une facture de matériel en PDF. Faites un tableau, une ligne par article : référence, code EAN s’il figure, désignation, quantité, unité, base de prix (par 1, par 100 ou par 1 000), prix public HT, remise, prix net HT, montant HT. Recopiez chaque prix en entier, avec toutes ses décimales. N’inventez rien : si un chiffre est illisible, écrivez « illisible ». Pour chaque ligne, vérifiez que quantité × prix net HT ÷ base de prix = montant HT, à quelques centimes près, et signalez les lignes où ce n’est pas le cas. Si je joins un devis ou une ancienne facture, comparez seulement les lignes qui ont la même référence fabricant ou le même code EAN, avec le prix ramené à la même unité.

Comment savoir si un prix a été mal lu ou mal recopié ?

Pour contrôler une ligne recopiée dans Excel ou lue par ChatGPT, refaites ce calcul : quantité × prix net HT ÷ base de prix. Le résultat doit retomber sur le montant HT imprimé, à quelques centimes près à cause des arrondis. Sinon, relisez la ligne sur le PDF : un chiffre a pu être mal lu ou mal recopié. Tant que ce calcul ne tombe pas juste, ne concluez pas à une hausse.

Ce calcul ne vérifie pas la référence : regardez-la vous-même sur le PDF. Et si la facture elle-même ne retombe pas juste, demandez à votre agence de vérifier la ligne.

• Lire prix public, remise et prix net sur la facture
• Vérifier une vraie hausse de prix

Que change un outil dédié au contrôle des prix ?

Un outil dédié lit les factures de vos fournisseurs, garde le prix net de chaque référence d’une facture à l’autre et signale les écarts, sans ressaisie. Il s’ajoute à votre logiciel de comptabilité, sans le remplacer.

Ses limites : chaque outil a ses formats lus (PDF, photos ou scans selon l’éditeur), il demande en général un abonnement et il ne compare qu’aux repères que vous lui donnez : factures, devis ou tarifs. Ce que chaque outil annonce est résumé dans notre guide « Artisan : quel outil pour contrôler ses factures fournisseurs ? ». Pendant un essai, demandez :

• Lisez-vous les factures de mes fournisseurs ? Testez avec vos propres PDF.
• Que faites-vous d’une facture mal lue ? Elle doit être signalée et rester hors des totaux.
• Deux codes EAN différents sont-ils traités comme le même produit ? La réponse prudente est non.
• Qui envoie la demande d’avoir, et quand un montant compte-t-il comme récupéré ? Seulement une fois l’avoir reçu.
• Où sont gardées mes factures, et qui peut les lire ?

Excel, ChatGPT ou outil dédié : lequel choisir ?

Pour choisir entre Excel, ChatGPT et un outil dédié, comptez vos lignes de facture et demandez-vous si vous avez besoin d’un historique. Quelques factures par mois : le tableur suffit. Une facture à comprendre vite : ChatGPT aide, chiffres relus. Plusieurs factures par semaine ou un historique sur l’année : un outil dédié vous évite la saisie. Rien n’empêche de combiner les trois.

• Comparer les outils de contrôle des factures
• Demander l’avoir à votre agence

Ce qu’AnalyseFacture fait pour vous

AnalyseFacture lit les PDF de vos factures, avoirs et devis, sans rien recopier. Il garde le dernier prix net payé comparable par référence et signale les écarts à vérifier. Il prépare la demande d’avoir dans votre messagerie : vous la relisez et l’envoyez vous-même.

Ses limites : PDF contenant du texte seulement, ni photo, ni scan, ni bon de livraison, ni fichier Excel ou CSV. Formats vérifiés : Sonepar (factures, avoirs, devis), Rexel (factures, avoirs ; devis en pilote), Francofa Eurodis (devis). Un document qu’il ne sait pas lire est signalé et exclu des chiffres. Il ne connaît pas les prix du marché. Vous pouvez essayer gratuitement, sans compte ni carte bancaire.

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Questions fréquentes